Warum es nicht den einen Weg gibt, und wie Du den passenden für Dich findest
Ich bekomme ein PDF, bei dem extra die Option für Barrierefreiheit beim Export aktiviert wurde. Trotzdem hängt mein Screenreader an der ersten Tabelle fest, „Tabelle, leer“, meldet er, obwohl Zahlen und Text deutlich sichtbar auf dem Bildschirm stehen.
Das Häkchen beim Export war richtig gesetzt. Barrierefrei war das PDF trotzdem nicht. Genau dieser Irrtum begegnet mir immer wieder, ein barrierefreies PDF ist kein einzelner Schalter, sondern das Ergebnis vieler kleiner Entscheidungen davor.
Für alle, die eigene Unterlagen als PDF weitergeben, ist das kein Randthema. Die Mühe für gute Inhalte war da, sie kommt nur nicht bei allen vollständig an.
Im ersten Beitrag ging es um das Prüfen fertiger PDFs. Hier geht es um das Erstellen selbst, und darum, warum es dafür nicht die eine richtige Antwort gibt.
Die Qualität entscheidet sich im Ausgangsdokument
Ob Du in einem Textprogramm, einem Layoutprogramm oder direkt aus Daten und Vorlagen erzeugst, für jeden dieser Wege sieht der Weg zu einem barrierefreien PDF etwas anders aus. Gemeinsam ist ihnen allen eines: Was im Ausgangsdokument sauber angelegt ist, Überschriften, Listen, Alternativtexte, Tabellenköpfe, kommt fast von allein mit ins PDF.
Ein fertiges PDF nachträglich zu reparieren, ist dagegen aufwendig, gerade wenn keine Ausgangsdatei mehr vorliegt oder es sich um ein eingescanntes Dokument handelt. Nach Erfahrung aus der Praxis kostet das oft ein Vielfaches der Zeit, die eine saubere Ausgangsdatei gebraucht hätte.
Drei Fragen, die Dir den passenden Weg zeigen
Diese drei Fragen ersetzen keine Beratung, aber sie zeigen Dir, in welche Richtung Deine Lösung gehen sollte.
1. Wie oft erstellst Du dieses PDF?
Ein einzelnes Dokument im Quartal ist anders zu behandeln als viele Dokumente jede Woche. Bei seltenen Fällen lohnt sich meist kein großer Aufwand für Vorlagen oder Schulung. Bei regelmäßigem Bedarf zahlt sich eine bessere Vorlage oder eine kurze Einarbeitung schnell aus, weil sie sich immer wieder auszahlt.
2. Wie schnell muss es fertig sein?
Muss das Dokument heute noch raus, bleibt oft nur die Arbeit mit dem, was gerade zur Hand ist, und eine kurze Prüfung danach. Ist noch Zeit, lohnt es sich, gleich im Ausgangsdokument sauber zu arbeiten. Das spart später genau die Nacharbeit, die unter Zeitdruck besonders wehtut.
3. Welche Qualität brauchst Du wirklich?
Für die meisten Zwecke reicht es, wenn das Dokument mit einem Screenreader gut nutzbar ist. Für Behörden oder Ausschreibungen wird dagegen oft eine formale Bestätigung nach einem anerkannten Standard verlangt, mit eigenem Prüfprotokoll. Das ist ein deutlich höherer Aufwand, und er lohnt sich nicht für jedes Dokument gleichermaßen.
Der wirtschaftliche Nutzen barrierefreier PDFs
Ein sauber angelegtes Ausgangsdokument spart Dir auf Dauer Zeit, weil die Nacharbeit am fertigen PDF entfällt. Rückfragen einzelner Teilnehmer, die etwas nicht selbst lesen können, fallen ebenfalls weg.
Bei geförderten Kursen kann digitale Barrierefreiheit außerdem Teil der Förderbedingungen sein. Manchmal ist die wirtschaftlichste Lösung sogar, ganz auf das PDF zu verzichten, eine barrierefreie Webseite ist für viele Inhalte die einfachere und langfristig günstigere Alternative.
Barrierefreiheit ganzheitlich weiterdenken
Ein bestandener automatischer Test zeigt nur, dass eine Maschine keine formalen Fehler mehr findet. Ob ein Dokument wirklich gut nutzbar ist, zeigt sich erst mit einem Screenreader in der Praxis, zum Beispiel mit NVDA. Auch ohne Behinderung lässt sich die Bedienung eines Screenreaders erlernen. Genutzt wird er dann aber anders als von einem blinden Menschen, der jeden Tag damit arbeitet. Deshalb lässt sich dieser Praxistest nicht einfach von jemand anderem übernehmen, die Einschätzung eines blinden Nutzers ist hier durch nichts zu ersetzen.
Auch Künstliche Intelligenz kann beim Vorbereiten helfen, mit Vorschlägen für Alternativtexte oder beim Gliedern in Überschriften. Ein fertiges, wirklich barrierefreies PDF entsteht dabei aber nicht von allein, jedes Ergebnis muss geprüft werden. Genau wie bei den Kursunterlagen selbst gilt auch hier, die Plattform drumherum und das Mindset im Team gehören mit dazu, damit am Ende alles zusammenpasst.
Dein nächster Schritt
Die drei Fragen von oben zeigen Dir, in welche Richtung Deine Lösung gehen sollte. Welcher Weg für Dich und Dein Team im Detail passt, und wie Du ihn praktisch umsetzt, klären wir am besten gemeinsam. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir dafür zuerst auf Deine Situation.
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Wir lernen uns kennen und schauen, ob und wie eine Zusammenarbeit für Dich passt.
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Mein Tipp für Dich:
Beschreibe mir kurz Deine Anliegen und Fragen. So nutzen wir die Zeit im Erstgespräch ideal.
Weiterführende Links
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